Teknik Servis Modülü Nasıl Çalışır?

WEBTİCARİ TEKNİK SERVİS MODÜLÜ

 

Webticari Servis Modülü, satış sonrası teknik hizmet verilen tüm iş kurguları için, satış sonrası hizmetlerin koordine edilerek, diğer birimlerle entegre işleyişini sağlayan, esnek bir uygulamadır.

 

Bu modül ile genel çerçevede ulaşılabilecek faydalar şöyle sıralanabilir;

 

- Müşteri bazında servis işlem durumu ve geçmişinin takibi

- Seri nolu ürün bazında, servis işlem durumu ve geçmişinin takibi

- Servis kaydı özelinde, durum takibi ve müşteri kontrolü için B2B üzerinden servis durum yayını

- Servis büro ve saha personellerinin koordinasyonu

- Teknisyen bazında günlük ve haftalık randevu planı

- Servis stok envanter takibi

- Saha işlemleri için mobil uygulamayla anlık veri akışı

- Servis işlemlerinin finans ve muhasebe entegrasyonu

- Sözleşme kayıtlarıyla uzun vadeli servis hareket planlama

 

Üst menüden "Servis > Servis Hareket" seçerek, operasyonel haldeki mevcut servis işlem listesine ulaşıyoruz;

 

Servis_Hareket_1.png

 

Bu liste, üst sekmelerdeki servis durumları seçilerek, mevcut durum bazında ayrılmış şekilde görüntülenebilir.

Listedeki bir kayıt seçildiğinde ise, ilgili kayıt açılarak, müşteri, ürün veya bu hareketle ilgili yapılmış tüm işlemler gibi bilgilere ulaşılabilir;

 

hareket_2.png

 

 

  "Servis > Servis Hareket > Yeni Kayıt"  seçerek, yeni bir hareket oluşturabiliriz;

 

3.png

 

Yeni hareket için kayıtlı bir cari seçebileceğimiz gibi, bu sayfadan çıkmadan da yeni cari kaydı oluşturabiliriz.

Her iki şekilde de bu kayıt için atanan carinin gerekli iletişim bilgileri, servis formuna otomatik olarak gelecektir.

 

Servise konu ürün için de aynı durum geçerlidir. Stok seçilebilir veya bu sayfada oluşturulabilir.

 

Seri No ile takip edilen ürünler için, program otomatik olarak ilgili cariye ilişkilendirilmiş seri numaralarını önerir.

Eğer servise konu ürün, seri numaralıysa, alış, satış, geçmiş servis servis kayıtları, garanti durumu gibi tüm ürün bilgisi tek tık ile görüntülenebilir.

Servis işleyişi için, ürünün seri no ile takip edilmesi zorunlu değildir, bu alan boş bırakılabilir.

 

Kaydı oluşturan kişi tarafından iş süresi, teslim tarihi, vb. seçimler yapılabilir, bu seçimler işleyiş ve planlama dahilinde sonradan da güncellenebilir.

 

İşlem Yeri seçimi yapılır. Bu alan, servis kayıtlarının takip edilecek, güncellenecek ve yayınlanacak durumlarıdır. 

Bu durumlar her işletme için farklı tanımlanabilen parametrelerdir. Her seçenek için, seçilen kaydın görüntüleneceği ayrı bir renk belirlenebilir;

 

4.png

 

 

Kayıt için teknik ekip seçilebilir. Bu seçim ile teknisyen planları oluşur ve ilgili teknisyene görev atanmış olur.

Mobil kullanımda, teknisyenin mobil cihazına görev mesajı ulaşır;

 

5.png

 

"Detay" sekmesi altından, kaydın öncelik sırası, ilgilenecek departman, müşterinin belirttiği talepler ve varsa personelin notları gibi detaylar girilebilir;

 

6.png

 

Servis işleyişi için kullanılacak özel kodlar tanımlanmışsa, "Özel Kod" sekmesi altından seçilebilir.

"Ürün Bilgileri" sekmesi ile de, servis hareketine konu olan ürün için garanti bilgileri gibi detaylı bilgiler takip edilebilir;

 

8.png

 

Oluşturulan servis kaydı, istenildiği şekilde dizayn edilebilen bir formatta yazdırılarak servis formu çıktısı alınabilir.

 

"Randevu" olarak kaydettiğimiz örnekteki servis kaydına, yeni bir hareket girmek için, üstteki "İşlem" butonunu kullanıyoruz;

 

88.png

 

 

Yeni hareket girişini yapan personel, servis kaydının durumunu değiştirerek, yaptığı işin başlangıç ve bitiş saatlerini, varsa işlemin açıklamasını girer.

Artık servis kaydı yeni durumu ile görüntülenir.

Servis işleminde kullanılan parçalar ve verilen ücretli hizmetler, ilgili servis kaydına eklenir.

Böylece işlemi yapan personelin varsa stok envanteri ile, ücretli ise servis hizmetinin tutarı takip edilebilir;

 

888.png

 

Servis kaydı için işlemler bittiğinde, kullanılan tüm ürünler ve verilen tüm hizmetler için, "Gönder" butonu seçilerek kolayca irsaliye veya fatura oluşturulabilir.

"Teslim" butonu ile de servis kaydı sonlandırılır.

 

9.png

 

Servis işleyişi yukarıdaki şekilde özetlenebilir.

 

Servis menüsü altındaki fonksiyonlardan diğerleri de şöyledir;

 

"Servis > Personel Planlama" seçilerek, teknisyenlerin günlük randevuları görüntülenir, buradan personele atanan servis kaydına da ulaşılabilir;

 

19.png

 

"Servis > Sözleşmeler" menüsü altından, planlı periyodik servis sözleşmeleri girilerek, tanımlanan periyot dahilinde servis görevi atanması sağlanabilir.

Burada tanımlanan sözleşmenin gereği olan servis hareketleri için uyarı, sistem ajandasına otomatik olarak gönderilir.

Servis sözleşmeleri sonucu oluşturulan hareketler için, yukarıda örnek verilen servis işleyişi uygulanır.


"Servis > Ürün Takip" menüsü ile de, seri no ile takip edilen ürünler için, seri numarası girilerek ilgili ürünün tüm hareket geçmişine ulaşılabilir.